Intern
Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows mit ELO
Digital, transparent, effizient.
Zum 1. Januar 2025 hat das Studierendenwerk Osnabrück erfolgreich den neuen elektronischen Rechnungsworkflow mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO in den produktiven Betrieb überführt. Damit setzt das Studierendenwerk einen weiteren wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur digitalen und effizienten Verwaltung.
Mehr Transparenz und Effizienz im Alltag
Ausgangspunkt für das Projekt waren sowohl gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Annahme und Verarbeitung von Rechnungen als auch der Wunsch nach klaren, transparenten und nachvollziehbaren Prüf- und Freigabeprozessen. „Uns war wichtig, dass alle Rechnungen nachvollziehbar, eindeutig zuständig und reibungslos digital bearbeitet werden können“, erläutert Anke Büttner, Leiterin des Rechnungswesens.
Von Beginn an wurde das Projekt bereichsübergreifend angelegt: Ein engagierter Projektkreis aus Einkauf, IT und Rechnungswesen entwickelte gemeinsam das Feinkonzept für die Umstellung. Die IT-Abteilung unter Leitung von Bernd Bögel übernahm die Projektsteuerung und koordinierte die technische Umsetzung. Unterstützt wurde das Studierendenwerk dabei vom Projektpartner QSA, der zudem Online-Schulungen für die Mitarbeitenden der Verwaltung durchführte.
Ein zentraler Vorteil des neuen Systems ist die deutlich verbesserte Transparenz über den Bearbeitungsstand jeder einzelnen Rechnung. Medienbrüche wurden eliminiert, Durchlaufzeiten verkürzt und alle Freigaben digital dokumentiert. Heute gelangen bereits rund 98 Prozent der Rechnungen direkt per E-Mail ins Haus und werden automatisch in den digitalen Workflow übernommen.
Optimierung durch Erfahrung im Alltag
Natürlich ist die Einführung eines so tiefgreifenden Prozesses nicht von heute auf morgen abgeschlossen. „Wir sind auf einem sehr guten Weg. Im Alltag zeigt sich aber auch, wo wir noch Feinjustierungen vornehmen müssen – und genau das setzen wir jetzt Schritt für Schritt um“, so IT-Leiter Bernd Bögel.
Mit dem elektronischen Rechnungsworkflow hat das Studierendenwerk Osnabrück einen sichtbaren Fortschritt in Richtung einer modernen, effizienten und nachhaltigen Verwaltung erzielt. Weitere Digitalisierungsschritte werden derzeit geprüft und vorbereitet.
