Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle für den Datenschutz dieser Website, Kontaktdaten

Die Website www.sw-os.de wird vom Studierendenwerk Osnabrück betrieben, unsere Kontaktdaten lauten:

Studentenwerk Osnabrück
Anstalt des öffentlichen Rechts
Ritterstraße 10
49074 Osnabrück
Tel.: +49 541  33107-0
Fax: +49 541  33107-31  
E-Mail: info@sw-os.de
Website: www.sw-os.de

Diese Kontaktdaten gelten auch für den Datenschutzbeauftragten.
E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten: datenschutz@sw-os.de

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2. Allgemeines zur Datenverarbeitung‍

Im Rahmen der Nutzung unserer Webseiten werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. In diesem Text informieren wir dich, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchem Zweck wir diese verarbeiten, und welche Datenschutzrechte dir zustehen. Wir beachten die Rechtsvorschriften zum Datenschutz. Die Anpassung dieser Datenschutzerklärung an geänderte Rechtsvorschriften oder an geänderte Geschäftsabläufe behalten wir uns jederzeit vor.

3. Verarbeitung von Log-File-Daten ‍

Beim Besuch der Website werden durch unseren Provider automatisch sogenannte Log-File-Daten erhoben. Dabei handelt es sich um die IP-Adresse des von dir für den Internetzugang verwendeten Geräts, Name deines Internet-Access-Providers, Informationen zum Betriebssystem des von dir verwendeten Geräts und zum von dir verwendeten Browser (Browsertyp und –version), Zeitpunkt des Zugriffs, zuvor besuchte Website (Referrer URL), und Namen der von dir aufgerufenen Webseiten bzw. Dateien. Wir speichern keine weiteren Daten zusammen mit diesen Log-File-Daten, sodass die IP-Adresse für uns keinen Personenbezug hat. Alle Logfile-Daten werden nach kurzer Zeit gelöscht.
Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, technisch den Verbindungsaufbau und die Nutzung unserer Webseiten zu ermöglichen, die Sicherheit und Stabilität unseres Webseitenangebots zu gewährleisten, die technische Administration zu ermöglichen, und die Webbesuche zu internen statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots in anonymisierter statistischer Form auszuwerten. Eine systematische Überprüfung der Log-File-Daten erfolgt nur dann, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht.
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4. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Webflow‍

Anbieter ist die Webflow, Inc., 398 11th Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103, USA (nachfolgend Webflow). Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst Webflow verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen.

Webflow ist ein Tool zum Erstellen und zum Hosten von Websites. Webflow speichert Cookies oder sonstige Wiedererkennungstechnologien, die für die Darstellung der Seite, zur Bereitstellung bestimmter Webseitenfunktionen und zur Gewährleistung der Sicherheit erforderlich sind (notwendige Cookies).

Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Webflow: https://webflow.com/legal/eu-privacy-policy.

Die Verwendung von Webflow erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://webflow.com/legal/eu-privacy-policy.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/6365.

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Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

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5. Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Cookies können von uns (First-Party-Cookies) oder von Drittunternehmen stammen (sog. Third-Party-Cookies). Third-Party-Cookies ermöglichen die Einbindung bestimmter Dienstleistungen von Drittunternehmen innerhalb von Webseiten (z. B. Cookies zur Abwicklung von Zahlungsdienstleistungen).

Cookies haben verschiedene Funktionen. Zahlreiche Cookies sind technisch notwendig, da bestimmte Webseitenfunktionen ohne diese nicht funktionieren würden (z. B. die Warenkorbfunktion oder die Anzeige von Videos). Andere Cookies können zur Auswertung des Nutzerverhaltens oder zu Werbezwecken verwendet werden.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs, zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z. B. für die Warenkorbfunktion) oder zur Optimierung der Website (z. B. Cookies zur Messung des Webpublikums) erforderlich sind (notwendige Cookies), werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von notwendigen Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Sofern eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies und vergleichbaren Wiedererkennungstechnologien abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Welche Cookies und Dienste auf dieser Website eingesetzt werden, können Sie dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

5.1 Notwendige Cookies

• Notwendige Cookies sind erforderlich für die Funktionsfähigkeit unserer Website. Sie können daher während des Besuchs unserer Website nicht abgewählt werden.
• Alle notwendigen Cookies sind Session-Cookies, sie werden nach Ende deines Besuchs unserer Website beim Schließen deines Browsers automatisch gelöscht.
• Rechtsgrundlage für die „notwendigen Cookies“ ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, da das Angebot einer gut funktionierenden nutzerfreundlichen Website für die Wahrnehmung unserer Aufgaben erforderlich ist.
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5.2 Einwilligung mit Usercentrics

Diese Website nutzt die Consent-Technologie von Usercentrics, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist die Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München, Website: https://usercentrics.com/de/ (im Folgenden „Usercentrics“).

Wenn Sie unsere Website betreten, werden folgende personenbezogene Daten an Usercentrics übertragen:

• Ihre Einwilligung(en) bzw. der Widerruf Ihrer Einwilligung(en)
• Ihre IP-Adresse
• Informationen über Ihren Browser
• Informationen über Ihr Endgerät
• Zeitpunkt Ihres Besuchs auf der Website
• Geolocation

Des Weiteren speichert Usercentrics ein Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen die erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die so erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, das Usercentrics-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Das Usercentrics-Banner auf dieser Website wurde mit Hilfe von eRecht24 konfiguriert. Das erkennen Sie daran, dass im Banner das Logo von eRecht24 auftaucht. Um das eRecht24-Logo im Banner auszuspielen, wird eine Verbindung zum Bildserver von eRecht24 hergestellt. Hierbei wird auch die IP-Adresse übertragen, die jedoch nur in anonymisierter Form in den Server-Logs gespeichert wird. Der Bildserver von eRecht24 befindet sich in Deutschland bei einem deutschen Anbieter. Das Banner selbst wird ausschließlich von Usercentrics zur Verfügung gestellt.

Der Einsatz von Usercentrics erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz bestimmter Technologien einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
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5.3 Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

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6. Verarbeitung der Daten bei der Email-Kommunikation

Alle Emails, die wir erhalten, werden innerhalb unseres Emailsystems an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner weitergeleitet, zur Bearbeitung der Email verwendet und im jeweiligen Emaileingangspostfach gelöscht, sobald die Email und die darin enthaltenen Daten nicht mehr für die weitere Bearbeitung oder als Beleg unserer Kommunikation und eventuell getroffener Vereinbarungen erforderlich sind.  

Alle eingehenden und alle versendeten Emails werden in unserem zentralen Emailarchiv erfasst und in der Regel für 10 Jahre gespeichert, weil diese Speicherung erforderlich ist zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten für eine ordnungsgemäße Buchführung. Diese Archivierungspflicht betrifft zwar nur Emails mit Buchhaltungsbelegfunktion, aber eine systematische Trennung zwischen diesen Emails und anderen Emails ist nicht möglich, daher müssen alle Emails archiviert werden. Zugriff auf archivierte Emails erfolgt zum Zweck der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens, außerdem zum Zweck der fachlichen Arbeiten zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Studierendenwerks, wenn die Inhalte von Emails fachlich benötigt werden.

7. Auskunft, Korrektur, Sperrung, Löschung

Du hast jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über deine bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Du hast ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten, gesetzliche Aufbewahrungspflichten müssen wir aber beachten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten kannst du dich jederzeit an uns wenden. Unsere Kontaktdaten findest du am Beginn dieser Datenschutzerklärung und im Impressum.

8. Sicherheit

Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir sicher, dass deine Daten im erforderlichen Maß gegen zufälligen oder vorsätzlichen Verlust, Zerstörung oder gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Die Datenübertragung bei der Eingabe von Daten auf unserer Website erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, um deine Daten gegen unbefugte Kenntnisnahme und gegen missbräuchliche Verwendung zu schützen.