Transformation mit Herz und Verstand: Wohnen und Bauen im Wandel
Wie verändert Digitalisierung den Arbeitsalltag im Studierendenwerk und wie begegnet man den komplexen baulichen Herausforderungen im Bestand?
Im Interview mit Rüdiger Hantke und Martina Marek
Das Geschäftsjahr war geprägt von tiefgreifenden Veränderungen. Zwischen der digitalen Neuausrichtung interner Prozesse und der logistischen Meisterleistung bei Großsanierungen zeigt sich: Erfolg im Studierendenwerk ist das Ergebnis aus technischem Fortschritt und einer engen, abteilungsübergreifenden Vertrauenskultur. Martina Marek (Abteilungsleiterin Studentisches Wohnen) und Rüdiger Hantke (Abteilungsleiter Bau- und Betriebstechnik) blicken auf ein Jahr voller Innovationen, technischer Meilensteine und gelebtem Teamgeist zurück.
Die Umstellung der Ein- und Auszüge von Papier auf digitale Prozesse war ein massiver Einschnitt. Welche Erfahrungen habt ihr im ersten Jahr gesammelt?
Martina: Wir haben uns vom klassischen Papierprotokoll und dem Kugelschreiber verabschiedet und arbeiten nun flächendeckend mit Tablets. Besonders für langjährige Kollegen im Außendienst ist das eine enorme Umstellung. Der „Zettel“ hatte gefühlt immer eine Internetverbindung, während die Technik vor Ort manchmal hakt oder die Umstellung der gewohnten Abläufe Zeit kostet. Doch für die Sachbearbeitung ist der Mehrwert immens: Wir sehen heute in Echtzeit, wer vor einer Minute eingezogen ist.
Wir begleiten diesen Prozess eng, denn wir wissen, dass Digitalisierung ein „Initialinvest“ an Zeit und Geduld ist, bevor der volle Nutzen für alle spürbar wird.
Rüdiger: Die Akzeptanz wächst stetig. Anfangs war die Skepsis gegenüber der elektronischen Abnahme groß, aber die Kollegen merken zunehmend, dass es die Prozesse langfristig nicht nur anders, sondern effizienter macht. Inzwischen ist die Digitalisierung auch für das nächste Thema gesetzt: Die digitale Schadenserfassung und Mängelmeldung wird der nächste große Schritt sein, um Informationen zentral und ohne langes Suchen in Ordnern verfügbar zu haben.
Die Sanierung der Wohnanlage Sedanstraße gilt als eines der ambitioniertesten Bauprojekte. Was macht dieses Vorhaben so komplex?
Rüdiger: Nach dem Kauf der Anlage im September 2024 standen wir vor 202 Wohnplätzen, bei denen die Infrastruktur dem Stand von 1984 entsprach. Wir sanieren nun hausweise im laufenden Betrieb. Die größte Herausforderung im Bestand ist die Unberechenbarkeit: Wenn man die Wände öffnet, stößt man auf Überraschungen – wie Schächte, die plötzlich viel größer sind als im Plan verzeichnet. Wir erneuern alles: Grundleitungen, Bäder, Küchen, Fußböden, und führen eine komplette malertechnische Grundüberholung inklusive der Folierung von Zimmertüren durch. Um wirtschaftlich zu bleiben, halten wir die Firmen durchgehend bei der Stange und takten die Bauabschnitte ohne Leerlauf.
Martina: Das erfordert von uns im Wohnen eine logistische Glanzleistung. Wir müssen Mieter „umtopfen“, also kurzfristig in andere Unterkunftsmöglichkeiten umquartieren, wenn sich Bauphasen verschieben. Da wir bereits Mietverträge für die sanierten Bereiche abgeschlossen haben, während die Bauabteilung noch gegen Unwägbarkeiten kämpft, ist eine extrem enge und ehrliche Kommunikation zwischen uns überlebenswichtig.
Welche Rolle spielen energetische Standards bei der Modernisierung eurer Liegenschaften?
Rüdiger: Wir erreichen an der Sedanstraße trotz der schwierigen Klinkerfassade den KfW-70 Standard – ein beachtlicher Wert für ein Gebäude dieses Baujahres. Wir setzen dabei auf einen modernen Mix aus Wärmepumpentechnik, Photovoltaik-Anlagen sowie umfassender Dach- und Kellerdeckendämmung. Zusätzlich führen wir eine Einblasdämmung in die Hohlschichten der Fassade durch. Zukünftig wird uns ein neues digitales Programm zur Bestandsaufnahme unterstützen. Wir erfassen darin alle Bauteile – vom Fenster bis zum Dach – inklusive ihrer Lebenszyklen und Kosten.
Das ermöglicht uns eine vorausschauende Sanierungsplanung für die nächsten Jahrzehnte und macht uns unabhängig von kurzfristigen Notlösungen.
Ein besonderes Projekt war die Schaffung von Notunterkünften. Wie kam es dazu?
Martina: Das ist ein echtes Novum für uns. Wir erleben immer wieder, dass Studierende, speziell aus dem Ausland, nachts oder am Wochenende ohne Bleibe in Osnabrück ankommen. In der „Alten Fabrik“ haben wir mit Eigenmitteln sieben Plätze geschaffen. Es ist eine temporäre Lösung für maximal zehn Tage, bis die Betroffenen auf dem regulären Markt fündig werden.
Rüdiger: Unser Hausmeister „Molly“, der seit über 40 Jahren bei uns ist, hat das Projekt mit enormem Engagement vorangetrieben. Er hat Schränke als geschickte Raumteiler platziert, um in dem großen Raum Privatsphäre und Behaglichkeit zu schaffen. Damit die Hilfe auch ohne Personalaufwand nachts funktioniert, haben wir eine automatisierte Schlüsselausgabe per Schließfach inklusive digitaler Verhaltensregeln für die Neuankömmlinge installiert.
Rüdiger, du hast auch die Betriebstechnik in den Mensen im Blick. Welche Veränderungen stehen hier an?
Rüdiger: Wir denken die Prozesse in der Hochschulgastronomie neu, um sie personell zu optimieren. Geplant ist eine engere Verzahnung von Cafeteria und Essensausgabe auf einer Ebene, um beispielsweise bei krankheitsbedingten Engpässen schneller aushelfen zu können. Auch die Ergonomie spielt eine große Rolle: Wir haben moderne Wärmewagen mit Infrarotplatten angeschafft. Diese sind so konstruiert, dass die Mitarbeitenden schwere Behälter von der Seite einschieben können, statt sie mühsam von oben einzuheben. Solche Investitionen sind aktiver Gesundheitsschutz für unser Team.
Wenn ihr das Jahr zusammenfasst: Was macht die Identität des Studierendenwerks in Zeiten der Veränderung aus?
Martina: Veränderung ist für mich „positive Spannung“ – ein Abenteuer, das wir neugierig angehen. Unsere neuen Teammitglieder haben diesen Wandel durch ihre unvoreingenommene Art und neue Perspektiven enorm bereichert. Es geht darum, Bewährtes zu schätzen und gleichzeitig offen für das „Andere“ zu sein.
Rüdiger: Veränderung bedeutet Mut. Man darf nicht starr nach Plan agieren, denn die Realität auf einer Baustelle überholt den Plan oft. Wichtig ist, dass wir niemanden auf der Strecke lassen. Unsere Vertrauenskultur, der „verbale Handschlag“, ist dabei das Fundament. Wenn wir uns abteilungsübergreifend etwas zusagen, dann gilt das. Diese Verlässlichkeit ist unser wichtigstes Gut.
