E-Akte steht in den Startlöchern

Mit der E-Akte nimmt die Digitalisierung in der Studienfinanzierung weiter Fahrt auf.

Im Juli 2025 starteten die ersten konkreten Vorbereitungen für ihre Einführung. Ziel war es, die Umstellung strukturiert vorzubereiten und die anstehenden Veränderungen frühzeitig in die bestehenden Abläufe zu integrieren.

Ein zentraler Schritt war die verpflichtende Nutzung ausgewählter Eingabemodule im EDV-Programm BAFSYS – etwa für Einkommensberechnungen und die Förderungshöchstdauer. Was zuvor freiwillig war, wurde verbindlicher Standard. So konnten Abläufe vereinheitlicht und die Zahl zusätzlicher Umstellungen zum Zeitpunkt der Einführung der E-Akte bewusst reduziert werden. Auch der Freigabeprozess der Akten wurde konsequent auf eine digitale Bearbeitung umgestellt.

Schulung und finale Umsetzungsschritte

Im Herbst 2025 folgten weitere Anpassungen: Eine neue Journalstruktur wurde eingeführt und Details in der Bescheiderstellung positiver Grundsatzbescheide angepasst. Damit konnten wir Prozesse weiter schärfen und auf die digitale Arbeitsweise ausrichten.

Im Dezember stand schließlich die umfassende Vorbereitung der Mitarbeitenden im Mittelpunkt. In Schulungen wurden alle Beteiligten mit den neuen Abläufen vertraut gemacht. Ergänzend entstand eine detaillierte Arbeitsanweisung für die Bearbeitung der Fälle mit der E-Akte. Erste Elemente – wie die Aufgabenerzeugung sowie die interne Kommunikation ausschließlich über das Programm – wurden bereits erfolgreich umgesetzt.

Damit sind die organisatorischen und technischen Grundlagen gelegt:
Die E-Akte steht in den Startlöchern!