Intern
Digitalisierung der Personalabteilung
Ein persönlicher Bericht von Rebekka Kalka
Ein bisschen Größenwahn am Anfang
Digitale Prozesse sind aus der Personalabteilung des Studierendenwerk Osnabrück heute nicht mehr wegzudenken. Als ich 2021 die Leitung der Personalabteilung übernommen habe, war mir eines sehr schnell klar: Ich will die komplette digitale Zeiterfassung in allen Bereichen, ich will die digitale Entgeltabrechnung und ich brauche die digitale Personalakte. Ein ambitioniertes Ziel – und rückblickend vermutlich auch ein kleines bisschen Größenwahn.
Wer nicht hören will, muss fühlen. Und so durchlief die Personalabteilung (und ihre Leitung) auf dem Weg zur Digitalisierung extreme Höhen und Tiefen. Ich weiß, dass ich meinem Team nicht immer aus dem Herzen gesprochen habe, als ich diese Themen so konsequent und schnell angegangen bin. Vielleicht war es hier und da auch ein bisschen zu viel auf einmal. Aber ich wusste, dass wir das gemeinsam schaffen können.
Und wenn man ehrlich ist: Weite Strecken dieses Digitalisierungs-Marathons hat mein Team allein gemeistert. Ich saß eher im Begleitfahrzeug, habe angefeuert, manchmal gedrängelt – und gelegentlich auch gebremst. Ohne dieses Team hätten wir den heutigen Status quo niemals erreicht. Dafür bin ich sehr dankbar.
Klick. Update. Chaos. (Und dann wurde es besser.)
Bei der digitalen Zeiterfassung waren wir eigentlich schon gut aufgestellt. Der große Umbruch bestand weniger in einer Neuerfindung als vielmehr in einem notwendigen Software-Update. Wir haben uns dennoch verschiedene Anbieter angeschaut und uns letztlich – aus Kosten- und Bedienbarkeitsgründen – bewusst für das Update entschieden.
Dass dieser Schritt einen so großen Aufwand mit sich bringen würde, hatte ich ehrlich gesagt unterschätzt. Ein Vorteil war jedoch klar: Durch unsere bestehende digitale Zeiterfassung waren wir gut auf das EuGH-Urteil vorbereitet, das die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit fordert.
Neu war allerdings, dass wir allen Beschäftigten auch einen eigenen Zugang zu ihren Daten ermöglichen mussten – und wollten. Während dies zuvor nur in Verwaltungsbereichen der Fall war, haben wir im Zuge des Updates für alle rund 280 Beschäftigte entsprechende Zugänge eingerichtet. Schulungen, Rückfragen und der berühmte Satz „Wie war nochmal mein Passwort?“ gehören seitdem fest zum Jahreszyklus der Urlaubsplanung.
Warum Akten auch digital nicht von allein arbeiten
Die digitale Personalakte war eines meiner absoluten Herzensprojekte. Die Idee dahinter war einfach: Mobiles Arbeiten funktioniert nur dann wirklich gut, wenn alle relevanten Unterlagen digital verfügbar sind.
Innerhalb eines Jahres wurden die Personalakten von rund 280 Mitarbeiter:innen digitalisiert – mit zwei Vollzeit- und zwei Teilzeitkräften, parallel zum laufenden Tagesgeschäft. Ein Kraftakt, der sich gelohnt hat. Heute ermöglicht die digitale Personalakte ein deutlich flexibleres Arbeiten und schnelle Reaktionen auf Rückfragen – unabhängig vom Arbeitsort.
Aber auch hier geht es nicht ganz ohne manuellen Aufwand. Dokumente scannen, verschlagworten und ordnen sich leider immer noch nicht von selbst. Und ganz ohne Papier kommen wir auch (noch) nicht aus. Gesetzliche Vorgaben sorgen dafür, dass bestimmte Unterlagen weiterhin in Papierform vorliegen müssen. Digitalisierung ersetzt also nicht den Menschen – sie verändert seine Aufgaben.
eAU: Die Theorie war gut gemeint
Seit dem 1. Januar 2023 sind wir verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsdaten digital bei den Krankenkassen abzurufen – die sogenannte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz: eAU. Was zunächst nach Arbeitserleichterung klingt, entpuppte sich schnell als zusätzlicher Verwaltungsaufwand.
Die Pflege der Daten im Zeiterfassungssystem sowie die Abfragen bei den Krankenkassen erfordern deutlich mehr Abstimmung als zuvor. Umso wichtiger ist hier eine transparente Kommunikation – sowohl von Seiten der Beschäftigten als auch innerhalb der Personalabteilung. Die eAU zeigt sehr deutlich: Digitale Prozesse brauchen Zeit, bis sie im Alltag wirklich funktionieren (Spoiler: Auf das Funktionieren warten wir immer noch).
(M)Ein persönlicher Feldzug gegen Papierstapel
Die digitale Entgeltabrechnung war mir ein ganz persönliches Anliegen. Mich hat es schlicht genervt, zum Jahresende ungeöffnete Abrechnungen abzuheften. Mit der Einführung der digitalen Entgeltabrechnung konnten wir einen großen Schritt in Richtung Papiervermeidung gehen.
Auch wenn sich weiterhin einige Kolleg:innen bewusst für die Papierform entschieden, konnten wir mit der Einführung über das Mitarbeiterportal den Druckaufwand erheblich reduzieren. Seit der rechtlichen Klarstellung im Jahr 2025 stellen wir nun die Abrechnungen standardmäßig digital zur Verfügung und unterstützen bei Bedarf vor Ort.
Neben Zeitersparnis hat dieser Schritt auch Ressourcen in der Personalabteilung freigesetzt – Zeit, die wir heute sinnvoller einsetzen können.
Recruiting auf Knopfdruck – fast
Das digitale Bewerbermanagement war unser zentrales Projekt im Jahr 2025. Innerhalb kurzer Zeit wurden Prozesse automatisiert, Bewerbungen zentral gebündelt und die Kommunikation deutlich vereinfacht.
Der gesamte Ablauf ist heute transparenter, schneller und für alle Beteiligten nachvollziehbar – ein klarer Vorteil in Zeiten des Arbeitskräftemangels.
Das nächste große Projekt wartet schon
Das digitale Beurteilungswesen wird uns im Jahr 2026 intensiv begleiten. Ziel ist es, Beurteilungen künftig strukturiert, digital und möglichst automatisiert zu erstellen. Die Vorarbeit ist geleistet – wie gewohnt wird die Praxis zeigen, wo noch nachjustiert werden muss.
Fazit – Digitalisierung ist kein Ziel, sondern ein Zustand
Die Digitalisierung der Personalabteilung ist weit vorangeschritten – abgeschlossen ist sie nicht. Digitalisierung ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein dauerhafter Zustand. Digitalisierung ersetzt auch keine Menschen – sie zeigt nur sehr deutlich, wie wichtig sie sind.
Die größte Herausforderung liegt dabei nicht in der Technik, sondern im gemeinsamen Verständnis dafür, wo digitale Prozesse entlasten und wo sie zusätzlichen Abstimmungsbedarf erzeugen. Intern bewegen wir uns weiterhin zwischen Papierordnern und Mitarbeiterportal – und ich selbst stehe, je nach Situation, irgendwo dazwischen.
Trotzdem bietet die Digitalisierung große Chancen für das Studierendenwerk Osnabrück. Sie schafft Flexibilität, Transparenz und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Und sie gibt uns den Freiraum, uns stärker auf das zu konzentrieren, was Personalarbeit im Kern ausmacht: die Menschen.
Fast alles lässt sich heute auch mobil erledigen. Und genau in diesen zwei Worten liegt die eigentliche Veränderung – ‘fast alles’.
